Existe uma cena que se repete nas empresas: a organização decide mapear seus processos. Realiza workshops, entrevista as áreas, levanta o cenário atual (as-is), desenha o cenário futuro (to-be), produz diagramas em BPMN caprichados, com raias, gateways e anotações. Tudo é revisado, validado, aprovado.

E então os diagramas vão parar em uma pasta e viram só documentação. O dia a dia não muda. As pessoas continuam executando os mesmos passos manuais, fazendo o mesmo copia-e-cola de informações entre sistemas, escrevendo os mesmos e-mails de todo dia.

O processo foi compreendido, mas não foi transformado. Essa é a armadilha mais comum da gestão de processos: confundir entender o processo com mudar o processo. A modelagem mostra o caminho, mas não faz o veículo se movimentar.

Se a sua empresa já mapeia ou desenha processos, parabéns: você está à frente da maioria. Mas se você parou aí, está perdendo uma grande oportunidade: a modelagem é o ponto de partida. Depois dela, a Automação e Orquestração são as etapas que trazem um grande impacto produtivo na organização.

Mapear é só o começo

Modelar processos é indispensável: você não melhora (nem automatiza) aquilo que não entende. Com a modelagem, você pode:

1. Visualizar o fluxo das atividades realizadas;
2. Identificar os responsáveis e compreender as regras de negócio;
3. Detectar gargalos, ineficiências e apontar pontos de melhoria.

Só que a modelagem não altera a execução do trabalho por si só.

Um processo pode estar perfeitamente desenhado em um diagrama BPMN e, ainda assim, depender de e-mails, planilhas, telefonemas, aprovações manuais e tarefas repetitivas realizadas por pessoas de formas dispersas. É por isso que mesmo com muitos processos documentados, algumas empresas continuam enfrentando problemas como:

• Retrabalho frequente;
• Perda de prazos;
• Baixa produtividade;
• Falta de rastreabilidade;
• Erros operacionais.

Muitas empresas acreditam que concluíram sua jornada de melhoria quando finalizam o mapeamento dos processos. Mas um grande ganho de eficiência pode ser destravado quando os processos passam a ser executados de forma automatizada e coordenada.

O Que é Automação de Processos?

Automação de processos é usar tecnologia para executar atividades de forma automática, reduzindo ou eliminando o trabalho manual. Exemplo: em vez de um colaborador precisar encaminhar e-mails, preencher planilhas ou controlar aprovações manualmente, um sistema passa a realizar essas ações de forma padronizada e instantânea. Atividades que antes consumiam horas podem ser executadas em segundos.

Com a Automação você pode ter:

• Aprovação automática de solicitações com base em regras definidas;
• Geração automática de documentos;
• Envio de notificações e alertas;
• Integração entre plataformas distintas.

O Passo Ainda Mais Avançado: A Orquestração

A Automação representa um enorme avanço, que acelera os processos da sua empresa. Mas existe um nível de maturidade superior que muitas organizações ainda desconhecem: a Orquestração de Processos.

Orquestração é a coordenação inteligente de todas as etapas de um processo dentro de um fluxo único, controlado de ponta a ponta. É uma plataforma centralizada, que sabe qual é o próximo passo, quem deve executá-lo, o que fazer quando algo dá errado e onde cada caso está neste exato momento, mesmo que as informações estejam em sistemas diferentes.

Sem orquestração, cada área trabalha de forma isolada. Com orquestração, uma única solicitação desencadeia automaticamente todas as atividades necessárias, na ordem correta, monitorando prazos, dependências e exceções.

Tudo acontece de forma integrada e coordenada:

• Integração entre sistemas legados e modernos;
• Visibilidade e Monitoramento em tempo real;
• Gestão de indicadores de desempenho;
• Distribuição automática de tarefas;
• Regras de negócio previstas;
• Centralização do trabalho em um só espaço.

Avance para o próximo nível

A modelagem de processos continua sendo uma prática importante e necessária. Só que ela é apenas o começo da jornada da melhoria operacional. As empresas que se limitam ao desenho dos processos acabam não destravando o maior potencial de produtividade, eficiência e transformação: quando os processos deixam de ser apenas documentados e passam a ser automatizados e orquestrados.

Com ferramentas modernas de BPMS e de orquestração, o diagrama BPMN que você desenhou passa a ser executado automaticamente para você de forma inteligente, integrada e automática.

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